Software für ästhetische Medizin: Praxissoftware für Ästhetikpraxen und Schönheitskliniken im Vergleich

In einer Ästhetikpraxis laufen einige Dinge anders als in einer klassischen Arztpraxis: Die Patientin bezahlt die Behandlung selbst, Fotos gehören häufig zur Dokumentation, Anzahlungen sind keine Seltenheit und bei der Umsatzsteuer kann es schnell kompliziert werden. Eine Software für ästhetische Medizin sollte diese Abläufe deshalb möglichst gut abbilden – ohne Funktionen mitzuschleppen, die eine reine Privatpraxis gar nicht benötigt. Auf dieser Seite vergleichen wir Praxissoftware für Ästhetikpraxen und Schönheitskliniken anhand der Funktionen, die im Alltag tatsächlich eine Rolle spielen: von der Online-Terminbuchung mit Anzahlung über digitale Anamnese und Einwilligung, Vorher-Nachher-Fotos und Kartenzahlung bis hin zu Recall, GOÄ-Rechnung und unterschiedlichen Steuersätzen.

Welche Software passt zu meiner Ästhetikpraxis?

Schauen wir zunächst auf die Programme, die wir uns genauer angesehen und bewertet haben und die wir für Privatpraxen mit ästhetischem Schwerpunkt empfehlen. In der Tabelle seht ihr auf einen Blick, was jedes Programm für diesen Bereich mitbringt.

*Wenn ihr mobil unterwegs seid: Am besten das Handy drehen für eine optimale Tabellen-Darstellung.

Was eine Ästhetikpraxis von ihrer Software braucht: acht Funktionen im Detail

Bei der Suche nach einer passenden Lösung tauchen immer wieder dieselben acht Themen auf. Wir schauen sie deshalb einzeln an und erklären, worauf es jeweils ankommt. Anschließend zeigen wir, was die drei Programme aus der Vergleichstabelle dafür mitbringen. Die übrigen Anbieter folgen weiter unten in eigenen Kurzvorstellungen. Wo sich eine Funktion anhand der verfügbaren Informationen nicht eindeutig beurteilen lässt, weisen wir darauf hin – solche Punkte gehören dann in die Demo.

Online-Terminbuchung mit Anzahlung

Ein nicht wahrgenommener Termin ist in der Ästhetik besonders ärgerlich: Der Behandlungsraum ist blockiert, das Personal eingeplant und bei längeren Behandlungen kann schnell ein beträchtlicher Umsatz ausfallen. Deshalb kann eine Anzahlung bei der Online-Buchung einen echten Unterschied machen. Interessant sind außerdem Serientermine, etwa für mehrere Laserbehandlungen, sowie die Möglichkeit, Räume, Geräte und Behandler gemeinsam im Kalender zu verwalten.

Bei den drei Programmen aus der Tabelle sieht das so aus: Patientify ermöglicht die Buchung über einen Einmal-Link ohne eigenes Patientenkonto. Bei höherpreisigen Terminen kann eine Anzahlung verlangt werden, beispielsweise 30 Prozent des Behandlungspreises oder eine Kreditkarten-Autorisierung, bei der zunächst kein Geld eingezogen wird. Bei einer fristgerechten Absage wird eine Gutschrift-Nummer erstellt. Räume, Behandler und weitere Ressourcen lassen sich in einem Kalender verwalten. Auch Serientermine für Behandlungen über mehrere Sitzungen sind vorgesehen; Erinnerungen können per SMS und E-Mail verschickt werden. medatixx unterstützt mehrere Kalender und eine flexible Ressourcenzuweisung. Das Online-Terminmanagement ist allerdings eine zubuchbare Erweiterung, eine Anzahlung bei der Buchung wird nicht ausgewiesen. ETERNO Cloud bietet eine frei konfigurierbare Buchungsstrecke für die Praxis-Website, automatische Bestätigungen und Erinnerungen sowie mit ETERNO Connect einen Telefonassistenten, der Termine buchen und verschieben kann. Eine Anzahlung bei der Online-Buchung ist auch hier nicht ausgewiesen.

Fragen an die Software

• Was passiert mit der Anzahlung, wenn eine Patientin nicht erscheint?
• Fallen für SMS-Erinnerungen zusätzliche Kosten an?

Aufklärung, Einwilligung und Anamnese digital

Anamnese und Aufklärung sollte man nicht in einen Topf werfen. Die Anamnese kann die Patientin bequem vor dem Termin zu Hause ausfüllen. Bei der Aufklärung sieht die Sache anders aus: Nach § 630e BGB gehört dazu ein persönliches Gespräch mit entsprechender Bedenkzeit. Der dazugehörige Bogen dokumentiert dieses Gespräch und wird anschließend unterschrieben. Ein Formular, das lediglich vor dem ersten Kontakt am Empfang oder per Link unterschrieben wird, ersetzt dieses Gespräch nicht. In der Patientenakte sollten deshalb beide Dokumente nachvollziehbar, signiert und mit Zeitstempel abgelegt werden. Hinzu kommt die Honorarvereinbarung nach § 2 GOÄ als eigenes Dokument, da sie laut Verordnung keine „weiteren Erklärungen“ enthalten darf.

Patientify bringt bereits Aufklärungsbögen mit Vorlagen für Botulinumtoxin, Hyaluronsäure, Laser und Peeling mit. Die Online-Anamnese inklusive digitaler Unterschrift ist ab dem Tarif Pro enthalten; unterschriebene Bögen werden in der Akte gespeichert. Bei ETERNO Cloud können Patientinnen Anamnesebögen vor dem Termin digital ausfüllen. Einwilligungen werden digital signiert und anschließend automatisch abgelegt. Die Formulare lassen sich an die eigene Praxis anpassen. medatixx bietet Formulare innerhalb der Software; spezielle Vorlagen für ästhetische Behandlungen sind nicht ausgewiesen.

Fragen an die Software

• Wie wird die digitale Signatur abgesichert? Gibt es Zeitstempel und ein Prüfprotokoll?
• Kann die Honorarvereinbarung als separates Dokument geführt und erst nach dem persönlichen Gespräch unterschrieben werden?

Behandlungs- und Fotodokumentation

Fotos sind in der Ästhetik häufig ein fester Bestandteil der Behandlungsakte. Die Dokumentationsaufnahme gehört zur Behandlung; sobald die Bilder darüber hinaus verwendet werden sollen, braucht es eine entsprechende Einwilligung der Patientin. Bei operativen plastisch-chirurgischen Eingriffen ist Werbung mit Vorher-Nachher-Bildern nach § 11 Heilmittelwerbegesetz ohnehin untersagt. Für die Software heißt das vor allem: Bilder sollten sauber dem Termin, der behandelten Region und der Patientin zugeordnet sein, inklusive Datum und der jeweiligen Einwilligung.

Bei ästhetischen Behandlungen kommt noch die Chargendokumentation hinzu. Bei Toxin geht es um die Arzneimittelcharge, bei Fillern um die Charge des Medizinprodukts – jeweils zusammen mit den verwendeten Einheiten und dem konkreten Injektionspunkt. Bei Toxin kann außerdem ein Vial auf mehrere Patientinnen verteilt werden. Auch diese anteilige Verwendung sollte sich nachvollziehbar dokumentieren lassen.

Bei den drei Programmen gibt es deutliche Unterschiede: Patientify legt Fotos pro Termin mit Bereichsmarkierungen ab, bietet eine Zwei-Spalten-Ansicht für Vorher-Nachher-Bilder und kann daraus ein PDF für die Beratung erstellen. Bilder und PDFs lassen sich in die Akte übernehmen; zusätzlich gibt es ein Bodychart für die visuelle Dokumentation. ETERNO Cloud ordnet Bilder strukturiert einer Lokalisation zu und kann Hautveränderungen chronologisch als Verlauf darstellen. Bilder, Dateien und PDFs werden in der Akte geführt. medatixx dokumentiert innerhalb der Akte und unterstützt Geräte über GDT. Eine spezielle Fotodokumentation mit Vorher-Nachher-Darstellung oder eine Chargendokumentation wird dort nicht ausgewiesen. Bei keinem der drei Programme ist eine Chargendokumentation je Injektionspunkt beschrieben. Das sollte deshalb in der Demo konkret geprüft werden.

Fragen an die Software

• Können Produkt, verwendete Einheiten und Charge für jeden einzelnen Injektionspunkt hinterlegt werden?
• Wie viel Speicher steht für Fotos zur Verfügung und was kostet zusätzlicher Speicher?
• Können Laser- oder IPL-Behandlungen inklusive der verwendeten Geräteparameter dokumentiert werden?

Behandlungsplan, Bodychart und Kostenvoranschlag

Bei einer Behandlung über mehrere Termine hilft es enorm, wenn die Software daraus einen zusammenhängenden Plan macht. Ein Beispiel wären drei Laserbehandlungen im Abstand von jeweils vier Wochen plus Kontrolltermin. Statt jedes Mal neu anzufangen, sollte der bisherige Verlauf direkt sichtbar sein. Ein Bodychart ergänzt das Ganze: Behandlungszonen und Injektionspunkte lassen sich auf einer Körper- oder Gesichtsschablone markieren und beim nächsten Termin wieder aufrufen. Auch der Kostenvoranschlag gehört in diesen Ablauf, denn gerade bei ästhetischen Behandlungen steht er häufig vor der eigentlichen Behandlung.

Patientify bietet Bodycharts für die visuelle Dokumentation und Serientermine für mehrteilige Behandlungen. ETERNO Cloud dokumentiert individuelle Therapiepläne und Behandlungsverläufe direkt in der Akte. Bei medatixx werden Behandlungsverläufe in der medizinischen Dokumentation geführt. Einen Kostenvoranschlag, der automatisch aus einem Behandlungsplan entsteht, weist keines der drei Programme aus.

Fragen an die Software

• Kann ein Behandlungsplan über mehrere Sitzungen angelegt und direkt mit den entsprechenden Terminen verknüpft werden?
• Sind beim nächsten Termin die Informationen der vorherigen Behandlung – etwa Produkt, Einheiten und Charge – direkt verfügbar?
• Lassen sich aus dem Behandlungsplan ein Kostenvoranschlag und der Behandlungsvertrag erstellen?

Zahlung: Kartenterminal, Zahlungslink, Ratenzahlung

In einer reinen Privatpraxis kommt das Geld direkt von der Patientin. Je unkomplizierter die Zahlung mit der Rechnung verbunden ist, desto weniger offene Posten bleiben am Ende übrig. Dafür kommen verschiedene Wege infrage: das Kartenterminal an der Rezeption, ein Zahlungslink direkt aus der Rechnung oder bei größeren Eingriffen eine Ratenzahlung über einen Finanzierungspartner. Schön ist es, wenn der Zahlungseingang anschließend automatisch bei der passenden Rechnung und in der Patientenakte auftaucht.

Bei steuerpflichtigen Leistungen kommt allerdings noch ein weiterer Punkt hinzu: Wird eine Anzahlung vereinnahmt, entsteht die Umsatzsteuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG bereits mit dem Zahlungseingang. Die Software muss deshalb Anzahlungsrechnungen mit korrektem Steuerausweis erstellen und die Anzahlung später sauber mit der Schlussrechnung verrechnen können.

Patientify kann ein SumUp-Terminal als Add-on anbinden und einen Zahlungslink direkt in die Rechnung setzen. Der Zahlungseingang wird in der Akte sichtbar. Das Forderungsmanagement inklusive dreistufigem Mahnlauf ist als Premium-Modul verfügbar. medatixx rechnet private Leistungen ab und kann sie per PAD an eine privatärztliche Verrechnungsstelle übergeben; ein Kartenterminal wird nicht ausgewiesen. ETERNO Cloud bindet Abrechnungsdienstleister an und führt ein digitales Rechnungsbuch. Ein Kartenterminal oder ein Zahlungslink ist dort nicht ausgewiesen.

Fragen an die Software

• Welche Kosten entstehen pro Kartenzahlung und für das Terminal?
• Kann die Software eine Anzahlungsrechnung mit Steuerausweis erstellen und die Anzahlung später automatisch mit der Schlussrechnung verrechnen?
• Ist eine TSE für die Bargeldkasse integriert?

Recall, Marketing und Treueprogramme

Bei Botulinumtoxin und Fillern ist die Frage, wann eine Patientin zur Auffrischung wiederkommt, nicht nur medizinisch interessant. Für eine Injectables-Praxis ist der Recall auch ein wichtiger Teil der Patientenbetreuung. Dabei solltet ihr allerdings zwischen einer vereinbarten Erinnerung und klassischer Werbung unterscheiden. Für werbliche Nachrichten ist nach § 7 UWG grundsätzlich eine entsprechende Einwilligung erforderlich. Außerdem darf eine Erinnerung kein verschreibungspflichtiges Arzneimittel bewerben (§ 10 HWG) und sollte deshalb produktneutral formuliert sein.

Treueprogramme und Mitgliedschaften kennt man vor allem aus dem Studio-Bereich. Bei den ärztlichen Programmen dieses Vergleichs kommen sie nicht vor. ETERNO Cloud kann Patientinnen automatisch an Folgetermine erinnern. Mit Leni Recall lassen sich eigene Recall-Kriterien hinterlegen. Patientify automatisiert E-Mails und Erinnerungen; das Add-on „Automatisierungen“ ist unter anderem für Erinnerungen, Nachsorge und Folgetermine gedacht. medatixx bietet die Kommunikation per Chat in die Patienten-App. Ein eigener Recall für Folgebehandlungen ist dort nicht ausgewiesen.

Fragen an die Software

• Kann jede Recall-Nachricht vor dem Versand noch einmal von einem Mitarbeiter freigegeben werden?
• Sind die Erinnerungstexte produktneutral oder wird darin das konkrete Präparat genannt?

Mitarbeiter, Umsatzziele und Reporting

Sobald mehrere Personen in der Praxis arbeiten, werden Rollen und Rechte schnell wichtig. Nicht jeder Mitarbeiter muss Umsätze sehen können und nicht jeder sollte Rechnungen stornieren dürfen. Gleichzeitig braucht die Praxisleitung einen Überblick darüber, wie die Auslastung je Behandler aussieht, welcher Umsatz mit welchen Behandlungen erzielt wird und wie viele Beratungsgespräche tatsächlich zu einer Behandlung führen. Wie solche Kennzahlen gegenüber angestellten Ärztinnen und Ärzten eingesetzt werden, ist wiederum eine berufsrechtliche Frage.

Patientify arbeitet mit rollenbasierten Rechten, Aufgaben mit Terminzuweisung sowie Statistiken und Auswertungen zur Praxis-Performance. ETERNO Cloud steuert Zugriffe ebenfalls über Rollen und wertet mit CareView Controlling-Zahlen in Echtzeit aus. medatixx bietet verschiedene Auswertungen und Statistiken zu Patienten, Diagnosen und Leistungen sowie ein Aufgabenmanagement. Im Privatärzte-Paket sind drei Zugriffslizenzen enthalten. Einen klassischen Dienstplan weist keines der drei Programme aus.

Fragen an die Software

• Wie genau lassen sich die Rechte für einzelne Mitarbeiter festlegen, etwa bei Stornos oder der Einsicht in Umsätze?
• Gibt es einen integrierten Dienstplan?

Hosting und Datenschutz

Gerade bei einer Ästhetikpraxis ist die Frage „Wo liegen eigentlich unsere Fotos?“ mehr als eine technische Nebensache. Je nach Anbieter arbeitet ihr mit einer reinen Web-Anwendung und deutschem Hosting, installiert die Software auf dem eigenen Praxisserver oder bekommt beide Varianten angeboten. Auch eine Zwei-Faktor-Anmeldung und die Möglichkeit, die eigenen Daten bei einem späteren Softwarewechsel vollständig zu exportieren, sollte man sich genauer ansehen.

Patientify läuft im Browser und hostet bei Hetzner in Deutschland. Das Hosting ist ISO-27001-zertifiziert, Backups laufen mehrmals täglich, die Übertragung ist verschlüsselt. ETERNO Cloud ist ebenfalls eine reine Web-Anwendung, ISO-27001-zertifiziert, und hostet ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Die Zugriffe lassen sich rollenbasiert steuern. medatixx wird als installierte Software betrieben, die Daten liegen auf dem Praxisserver. Ein Cloud-Betrieb ist für das Privatärzte-Paket nicht ausgewiesen.

Fragen an die Software

• In welchem Format bekommt ihr eure Daten zurück, wenn ihr später den Anbieter wechseln möchtet?
• Ist der Anbieter vertraglich als Dienstleister nach § 203 Abs. 3 StGB eingebunden und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Die acht Funktionen im Überblick

Hier noch einmal die acht Bereiche als kompakte Matrix. „Nicht ausgewiesen“ bedeutet dabei ausdrücklich nicht, dass die Funktion nicht vorhanden ist. Wir haben lediglich auf der Website beziehungsweise im Interview keine entsprechende Angabe gefunden. Genau solche Punkte sollte man sich in der Demo zeigen lassen.

*Wenn ihr mobil unterwegs seid: Am besten das Handy drehen für eine optimale Tabellen-Darstellung.

GOÄ-Abrechnung und Umsatzsteuer: die Rechnung entscheidet

Bei der Abrechnung trennt sich die klassische Privatpraxis-Software besonders deutlich von Programmen aus dem Studio-Bereich. Ärztliche Leistungen werden nach GOÄ abgerechnet. Für Leistungen ohne eigene Gebührenziffer kommen Analogziffern zum Einsatz; liegt der Steigerungsfaktor über dem 2,3-Fachen, muss dies auf der Rechnung begründet werden (§ 12 Abs. 3 GOÄ). Rein ästhetische Leistungen gelten als Leistungen auf Verlangen nach § 1 Abs. 2 GOÄ und müssen auf der Rechnung entsprechend bezeichnet werden.

Wer über den Gebührenrahmen hinaus abrechnen möchte, braucht außerdem eine Honorarvereinbarung nach § 2 GOÄ. Sie muss „nach persönlicher Absprache im Einzelfall“ geschlossen werden und als eigenes Schriftstück vorliegen. Ein Formular, das einfach vorab per Link verschickt wird, reicht dafür nicht aus. Toxin, Filler und Implantate können als Auslagen nach § 10 GOÄ auf der Rechnung auftauchen. Die Studio-Programme in unserem Vergleich weisen keine GOÄ-Logik aus.

Dann kommt noch die Umsatzsteuer hinzu. Das Bundesfinanzministerium hat mit Schreiben vom 21. Mai 2026 die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass übernommen. Dabei geht es insbesondere um die vom Bundesfinanzhof 2024 konkretisierte Feststellungslast für jeden einzelnen Patienten in Abschnitt 4.14.1 des Anwendungserlasses. Danach sind ästhetische Operationen und Behandlungen nur dann als Heilbehandlung steuerfrei, wenn sie dazu dienen, Personen zu behandeln oder zu heilen, bei denen aufgrund einer Krankheit, Verletzung oder eines angeborenen körperlichen Mangels ein ästhetischer Eingriff erforderlich ist. Wer sich auf die Steuerbefreiung beruft, muss die entsprechende Indikation für jeden Patienten in anonymisierter Form dokumentieren. Als Indiz für eine Steuerpflicht nennt das Schreiben unter anderem, dass die Kosten regelmäßig nicht von Krankenversicherungen übernommen werden. Die Grundsätze gelten für alle offenen Umsätze.

Für die Praxissoftware ist das keine Kleinigkeit. Der Steuersatz sollte sich für jede Rechnungsposition separat festlegen lassen. Schließlich kann auf einer Rechnung beispielsweise eine steuerfreie Narbenkorrektur neben einer steuerpflichtigen Unterspritzung stehen. Auch der Grund für die Steuerbefreiung sollte an der jeweiligen Position dokumentiert werden können. Bei einer Anzahlung muss der Steuerausweis ebenfalls stimmen, und beim Export an den Steuerberater sollten die entsprechenden Steuerschlüssel erhalten bleiben.

Patientify weist die Umsatzsteuer für kosmetische Eingriffe aus, schlägt einen GOÄ-Faktor vor, unterstützt Analogziffern und bietet einen DATEV-kompatiblen Export. Ob sich der Steuersatz tatsächlich für jede Position einzeln setzen lässt und ob der Befreiungsgrund dokumentiert werden kann, sollte in der Demo geprüft werden. Eine Anbindung an Abrechnungszentren ist in Vorbereitung. medatixx rechnet private Leistungen mit Online-Zugriff auf den GOÄ-Katalog ab und übergibt diese per PAD an die privatärztliche Verrechnungsstelle; Steuersatz je Position und Befreiungsgrund sind nicht ausgewiesen. ETERNO Cloud rechnet nach GOÄ mit digitalem Rechnungsbuch und kann Abrechnungsdienstleister anbinden; auch hier sind Steuersatz je Position und Befreiungsgrund nicht ausgewiesen. Bei den Spezialisten nennt AesthOS eine Trennung medizinisch indizierter und rein kosmetischer Leistungen je Position inklusive Befreiungsgrund und DATEV-Buchungssätzen. NuvaFace weist eine automatische Umsatzsteuer-Trennung aus. Die Details dazu stehen in den jeweiligen Kurzvorstellungen.

Diese Prüfung lohnt sich in jeder Demo. Am besten nehmt ihr eine echte Mischrechnung als Testfall und lasst euch auch den späteren Export für den Steuerberater zeigen, bevor ihr euch für ein Programm entscheidet.

Brustimplantate: Meldung an das Implantateregister aus der Software

Wer Brustimplantate einsetzt, muss seit dem 1. Juli 2024 implantatbezogene Maßnahmen an das Implantateregister Deutschland melden. Verantwortlich ist grundsätzlich die Gesundheitseinrichtung, in der der Eingriff stattfindet. Bei einer belegärztlichen Operation in einer Klinik ist laut Bundesgesundheitsministerium das Krankenhaus die verantwortliche Einrichtung. Die Klinik und der Belegarzt können die Einzelheiten untereinander regeln; die Meldebestätigung stellt anschließend die Klinik aus. Für Selbstzahlerinnen wird sie „zusammen mit der Abrechnung“ ausgestellt.

Technisch läuft die Meldung über die Telematikinfrastruktur. Praxen benötigen dafür „eine Meldekomponente, die in das jeweilige Primärsystem … integriert ist“. Gleichzeitig soll die bisherige Meldeanwendung des Registers zum 31.12.2026 abgeschaltet werden. Für die Anmeldung braucht die Praxis eine SMC-B. Für Privatpraxen gibt die gematik sie heraus; beantragt wird sie über das Antragsportal der D-TRUST, mit einer Bescheinigung der Ärztekammer über die privatärztliche Niederlassung.

Für die Softwareauswahl bedeutet das: Eine Praxis mit eigenem OP braucht bis Jahresende eine Lösung mit Registeranbindung und einen entsprechenden TI-Zugang – auch dann, wenn sie keine Kassenzulassung hat. AesthOS meldet „verschlüsselt über Ihre TI-Anbindung“ und führt außerdem ein Implantat-Lager. claysen übermittelt Implantatmeldungen „direkt an das Register“ und legt sie in der Akte ab. ::pixelmedics hat ein Modul für Brustimplantat-Meldungen angekündigt, das die Telematikinfrastruktur über den Partner DAMPSOFT nutzen soll. Bei den übrigen Programmen unseres Vergleichs ist eine Registermeldung nicht ausgewiesen. Wer ausschließlich unterspritzt oder lasert und keine Implantate einsetzt, ist davon nicht betroffen.

Privatpraxis-Software, Ästhetik-Spezialist oder Studio-Programm: was zu welcher Praxis passt

Im Grunde begegnen euch am Markt drei unterschiedliche Arten von Software: klassische Privatpraxis-Software, speziell auf die Ästhetik zugeschnittene Lösungen und Programme aus dem Studio- beziehungsweise Beauty-Bereich. Welche Richtung sinnvoll ist, hängt stark davon ab, wie eure Praxis arbeitet. Schauen wir deshalb auf die drei typischen Fälle.

Daneben gibt es die Studio-Programme. Treatflow, SkinFly, Phorest oder Glambook richten sich vor allem an Kosmetik-, Laser- und Beauty-Studios und legen entsprechend viel Wert auf Buchung und Dokumentation. Eine GOÄ-Abrechnung weisen diese Anbieter nicht aus. Für eine ärztlich geführte Praxis können solche Lösungen deshalb als Ergänzung interessant sein. Als alleinige Praxissoftware funktionieren sie nur dann, wenn die ärztliche Liquidation an anderer Stelle erledigt wird.

Wenn ihr neben der Ästhetik auch mit Kassenzulassung arbeitet, beispielsweise als Hautarztpraxis, findet ihr passende Lösungen im Praxissoftware-Vergleich für Arztpraxen.

Die Anbieter im Detail

Die Anbieter sind alphabetisch sortiert. Bei jedem schauen wir in derselben Reihenfolge auf Hersteller, Ästhetik-Funktionen, Abrechnung, Betrieb, Preismodell und zum Schluss darauf, für welche Praxis das Programm gedacht ist. Konkrete Preise nennen wir an dieser Stelle nicht. Für die Programme unserer Startseite findet ihr sie in den jeweiligen Kurzvorstellungen.

ACETO (ACETOmed)

• Hersteller: ACETO IT, mit expliziter Ausrichtung auf Privatärzte
• Für die Ästhetik: „GOÄ-Abrechnung & ästhetische Leistungen integriert“, dazu Arztbrief- und Bilddokumentation
• Abrechnung: GOÄ mit Steigerungsfaktor aus einer eingegebenen Endsumme, Honorarvereinbarungen, Schnittstelle zur privatärztlichen Verrechnungsstelle und LDT-Laboranbindung
• Betrieb: wahlweise lokal (ACETOmed) oder in der Cloud (ACETOcloud)
• Preismodell: nicht ausgewiesen

Gut zu wissen: ACETO ist in erster Linie eine Privatpraxis-Software, die auch ästhetische Leistungen hervorhebt. Themen wie standardisierte Fotodokumentation, Anzahlungen oder Recall stehen dort dagegen nicht im Mittelpunkt. Auf unserer Startseite stellen wir ACETOmed vor.

AesthOS

• Hersteller: Shoobridge IT, entwickelt gemeinsam mit der e-sthetic Privatklinik in Essen; Zielgruppen sind unter anderem Plastische Chirurgie, Dermatologie, Anti-Aging und Longevity
• Für die Ästhetik: Online-Buchung ohne Account, Dokumentation von Unterspritzungen mit Produkt, Zone und Charge, Foto-Pool, OP-Cockpit mit Ampel für „bezahlt, dokumentiert, gemeldet“, Implantat-Lager, Registermeldung über die TI, Kostenvoranschlag, Dienstplan, Recall-Modul Takt und eine Benutzerverwaltung mit 71 Berechtigungen
• Abrechnung: medizinisch indizierte und rein kosmetische Leistungen lassen sich je Position mit Befreiungsgrund trennen, Girocode auf jeder Rechnung, Anzahlungen werden in der Abschlussrechnung verrechnet, DATEV-Buchungssätze
• Betrieb: wahlweise deutsche Cloud oder eigener Server; beide Varianten laufen browserbasiert
• Preismodell: Monatsmiete inklusive aller Module, einmaliges Setup mit Datenmigration und Schulung, monatlich kündbar

Gut zu wissen: AesthOS ist besonders auf Praxen und Kliniken mit OP zugeschnitten. Wer ausschließlich unterspritzt und keine OP-Strukturen benötigt, sollte deshalb prüfen, ob tatsächlich alle enthaltenen Module gebraucht werden.

claysen Praxismanager

• Hersteller: claysen GmbH, Münster; „die Praxissoftware für die plastisch-ästhetische Chirurgie“, entwickelt „für den Alltag von Privatärzten“
• Für die Ästhetik: digitale Aufklärungsbögen, Kalender für mehrere Standorte mit Online-Buchung und Erinnerungen, Implantatmeldungen direkt an das Register und in die Akte sowie Praxis-Analytics für Umsatz, Auslastung und Konversion
• Abrechnung: Angebote, GOÄ-Rechnungen mit Teilzahlungen und Mahnwesen, PoS-Terminal sowie Finanzierungs- und Ratenzahlungsangebote; den Aufbau der Leistungsketten können auf Wunsch Partner von claysen übernehmen
• Betrieb: auf jedem Gerät nutzbar, eigenständig oder als Bestandteil des Clinic Cockpit; Serverstandort nicht ausgewiesen
• Preismodell: nicht ausgewiesen

Gut zu wissen: claysen richtet sich besonders an plastisch-ästhetische Chirurgen, für die auch die Registerpflicht relevant ist. Eine spezielle Fotodokumentation oder Chargendokumentation ist dagegen nicht ausgewiesen.

Clinicminds

• Hersteller: Clinicminds, Niederlande; Software für ästhetische Kliniken in mehreren Ländern und Sprachen, darunter Deutsch
• Für die Ästhetik: Formulare und Einwilligungen vollständig selbst gestaltbar, Patientenakte für Injectables bis hin zu Operationen, Kalender für mehrere Standorte mit Online-Terminplaner, Lagerverwaltung, Marketing, Analysefunktionen und KI-Assistent Quinn (Beta)
• Abrechnung: GOÄ-konforme Rechnungen mit passenden Gebührenziffern; Verrechnungsstelle und Umsatzsteuer je Position nicht ausgewiesen
• Betrieb: Cloud; Serverstandort auf der deutschen Seite nicht genannt
• Preismodell: abhängig von Standorten und Behandlern, Preisseite auf Englisch

Gut zu wissen: Clinicminds ist vor allem für Kliniken mit mehreren Standorten und internationalem Team interessant. Wie deutsche Besonderheiten wie PAD oder ein Steuersatz je Rechnungsposition konkret umgesetzt werden, sollte in der Demo geklärt werden.

Clinicore

• Hersteller: Clinicore GmbH, Leobendorf bei Wien, unterstützt vom Filler-Hersteller Croma-Pharma
• Für die Ästhetik: Injektionsprotokolle in Gesichts- und Körperschemata, Vorher-Nachher-Fotos per QR-Code dem Besuch zugeordnet, Online-Buchung mit Anzahlung und automatischen Erinnerungen, digitale Formulare per Link oder Tablet sowie KI-gestützte Strukturierung von Notizen zur anschließenden Freigabe
• Abrechnung: GOÄ-Rechnungen mit Faktoranpassung und Teilzahlungen; Verrechnungsstelle und Umsatzsteuer je Position nicht ausgewiesen
• Betrieb: Browser auf Desktop, Tablet und Smartphone, Ende-zu-Ende verschlüsselt, Zwei-Faktor-Login; Serverstandort nicht ausgewiesen
• Preismodell: nicht ausgewiesen; kostenlose Testphase, fester Onboarding-Kontakt und Datenmigration durch den Hersteller

Gut zu wissen: Clinicore ist eine schlanke Lösung für Injectables-Praxen. Wer eine Registeranbindung oder umfangreichere OP-Planung benötigt, findet diese Funktionen in den verfügbaren Angaben nicht ausgewiesen.

ETERNO Cloud

• Hersteller: ETERNO Health GmbH, entstanden aus dem Betrieb eigener Polikliniken
• Für die Ästhetik: Anamnesebögen vorab, Einwilligungen mit automatischer Ablage, Bilder mit Zuordnung zur Lokalisation und chronologischem Verlauf, Recall über Leni Recall, Online-Buchungsstrecke, Patientenportal, Telefonassistent ETERNO Connect und Gesprächsdokumentation mit LENi Scribe. Für Aufzeichnungen ist die Einwilligung der Patientin erforderlich; das ist unsere Einordnung.
• Abrechnung: GOÄ-Abrechnung mit digitalem Rechnungsbuch, Anbindung von Abrechnungsdienstleistern und Controlling mit CareView
• Betrieb: reine Web-Anwendung, ISO 27001, Hosting ausschließlich in deutschen Rechenzentren
• Preismodell: abhängig von der Praxisgröße

Einordnung: ETERNO Cloud passt vor allem zu Praxen, die konsequent browserbasiert arbeiten und auch die Kommunikation mit Patienten möglichst weit automatisieren möchten. Eine Anzahlung bei der Buchung, ein Kartenterminal oder Chargendokumentation sind nicht ausgewiesen. Mehr auf unserer ETERNO-Cloud-Seite.

lemniscus

• Hersteller: lemniscus, Web-Anwendung für Privatpraxen von Ärzten, Therapeuten und Coaches
• Für die Ästhetik: Online-Terminvergabe unter anderem über Doctolib und eTermin, Anamnese und Einwilligung über XoDoSign, Kampagnen-Funktion sowie Statistiken zu Auslastung und Cashflow
• Abrechnung: GOÄ muss manuell hinterlegt werden; SumUp, Buchhaltung und Kasse „GoBD zertifiziert“, Fiskaly als TSE, Verrechnungsstelle PAS Dr. Hammerl
• Betrieb: Browser, C5-testiert, Zwei-Faktor-Anmeldung verpflichtend
• Preismodell: Abo-Pakete nach Terminvolumen und Nutzerzahl

Gut zu wissen: lemniscus ist vor allem für eine eher schlanke Privatpraxis mit wenigen Behandlern interessant. Einen eigenen Recall und eine klassische Mitarbeiterverwaltung weist der Anbieter nicht aus. Auch Fotostandard und Chargendokumentation sind nicht ausgewiesen. Mehr auf unserer lemniscus-Seite.

medatixx

• Hersteller: medatixx GmbH; Privatärzte-Paket für die Praxissoftware medatixx
• Für die Ästhetik: Terminplaner mit mehreren Kalendern und Ressourcen, Formulare, GDT-Schnittstelle für Geräte, Praxis-Patienten-Kommunikation per Chat, App medatixx mobile und Aufgabenmanagement
• Abrechnung: Abrechnung privater Leistungen mit Online-Zugriff auf den GOÄ-Katalog, PAD-Übertragung an die privatärztliche Verrechnungsstelle
• Betrieb: installierte Software; drei Zugriffslizenzen im Paket
• Preismodell: Monatspaket ausschließlich für privatärztlich tätige Praxen, Mindestlaufzeit 24 Monate; Online-Terminmanagement zubuchbar

Einordnung: medatixx ist eine breit aufgestellte Privatpraxis-Lösung mit Anbindung an eine Verrechnungsstelle. Eine standardisierte Fotodokumentation, Chargenverwaltung oder Anzahlung bei der Online-Buchung wird nicht ausgewiesen. Mehr auf unserer Startseite.

NuvaFace Practice

• Hersteller: Nuvaface UG, Köln; die Software ist „kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745, sondern reine Organisations- und Verwaltungssoftware“
• Für die Ästhetik: Online-Buchung mit QR-Code und Freigabe-Modus, AR-geführte Fotodokumentation mit fünf festen Perspektiven, digitale Einwilligung mit Signatur und Nachweisseite, Warenwirtschaft mit Chargen-Tracking, KI-Assistent für Rechnungsentwürfe; Marketing-Modul und Videosprechstunde angekündigt
• Abrechnung: GOÄ mit mehr als 1.000 Ziffern; ob die benötigten Analogziffern enthalten sind, sollte in der Demo geprüft werden. Automatische USt-Trennung, Kartenzahlung über den eigenen Stripe-Account und Export für den Steuerberater; Verrechnungsstelle nicht ausgewiesen
• Betrieb: Web-App, Hosting bei IONOS in Frankfurt, Export als CSV, JSON und PDF/A zugesichert
• Preismodell: alle Module in jedem Tarif, Tarife nach Behandlerzahl, Gründertarif ohne Setup, ansonsten einmaliges Setup und Datenimport

Gut zu wissen: NuvaFace ist der einzige Anbieter in diesem Vergleich, der eine konkrete Foto-Aufnahmeführung beschreibt. Eine Registermeldung und ein eigenes Schema für Injektionspunkte sind dagegen nicht ausgewiesen.

Patientify

• Hersteller: 0x0 Marketing GmbH, mit expliziter Ausrichtung auf die ästhetische Medizin
• Für die Ästhetik: Kalender mit Räumen, Behandlern und Serienterminen, Online-Buchung per Einmal-Link mit Anzahlung, Fotodokumentation pro Termin mit Bereichsmarkierung und Vorher-Nachher-PDF, Aufklärungsbögen mit Vorlagen für Botulinumtoxin, Hyaluronsäure, Laser und Peeling, Bodychart, Rollen und Aufgaben
• Abrechnung: GOÄ- und Analogziffern mit Faktorvorschlag, Umsatzsteuer-Ausweis für kosmetische Eingriffe, Zahlungslink, SumUp-Terminal, DATEV-kompatibler Export; Anbindung an Abrechnungszentren in Vorbereitung
• Betrieb: Browser, Hosting bei Hetzner in Deutschland, Datenimport aus der bisherigen Software inklusive
• Preismodell: zwei Tarife plus Add-ons, 12 Monate Laufzeit; keine GKV-Abrechnung

Einordnung: Patientify ist die Privatpraxis-Software in unserem Vergleich mit expliziter Ausrichtung auf die ästhetische Medizin und einer Anzahlung bei der Online-Buchung. Eine Chargendokumentation je Injektionspunkt und eine Registermeldung sind nicht ausgewiesen. Mehr auf unserer Patientify-Seite, Website des Herstellers: Patientify für ästhetische Medizin.

::pixelmedics

• Hersteller: ::pixelmedics, seit 2012 für privatmedizinisch tätige Ärzte in Deutschland; Schwerpunkte sind plastische Chirurgie, ästhetische Medizin, Dermatologie und Longevity
• Für die Ästhetik: Bildverwaltung mit ::pixelManager und ::pixelCam, Kostenvoranschläge und Behandlungsverträge, GDT für Geräte und Aufklärungssysteme, Online-Terminkalender sowie mobile Praxis-WebApp mit Zugriff auf Termine, Patienten, Bilder und Kamera; ein Modul für Brustimplantat-Meldungen ist angekündigt und soll die TI über DAMPSOFT nutzen
• Abrechnung: Rechnungen „GOÄ und pauschal“, DATEV-Export, GoBD-Kassenbuch, Verrechnungsstelle nicht ausgewiesen
• Betrieb: nativ unter macOS und Windows, cloud-kompatibel
• Preismodell: nicht ausgewiesen

Gut zu wissen: ::pixelmedics richtet sich auch an Praxen, die ihre Software lokal installieren und ihre Bilder selbst verwalten möchten. Anwenderstimmen kommen von plastischen Chirurgen aus Köln, Bochum und Brühl. Mehr auf unserer Startseite.

tomedo

• Hersteller: zollsoft GmbH, Jena; Praxissoftware für Apple-Geräte mit expliziter Ausrichtung auf Privatpraxen
• Für die Ästhetik: Fotos per iPhone-App direkt in die Akte, digitale Formulare per E-Mail, SMS oder QR-Code, Online-Terminkalender mit Self-Check-In, Recalls sowie BI-Dashboard mit Leistung je Behandler
• Abrechnung: GOÄ mit Favoriten und Live-Fehlerliste, PAD-Anbindung, DATEV-Rechnungsdatenservice, Kartenzahlung vor Ort und online über arzt-direkt.Pay, zahlungspflichtige Terminarten, Buchungsimport und Patientenguthaben
• Betrieb: lokal auf dem Praxisserver, optionales Cloud-Backup
• Preismodell: Monatsmiete nach Arbeitsplätzen ohne Kaufkosten, monatlich kündbar

Gut zu wissen: tomedo verbindet eine breite Privatabrechnung mit verschiedenen Zahlungsfunktionen und ist besonders auf Mac-Praxen ausgerichtet. Eine standardisierte Fotodokumentation und Chargendokumentation sind nicht ausgewiesen. Mehr auf unserer tomedo-Seite.

Weitere Software, die uns begegnet ist

Bei der Recherche nach Software für ästhetische Medizin tauchen noch einige weitere Programme auf. Wir führen sie hier nicht im großen Detailteil, weil sie entweder aus dem Studio- und Beauty-Umfeld kommen, nur einen Teil des Praxisalltags abdecken oder nicht speziell auf den deutschen Markt ausgerichtet sind.

Treatflow verbindet Patientenakte, Dokumentation mit Injektionspunkten in Skizzenfeldern und Chargen, Einwilligungen und WhatsApp-Erinnerungen mit einem TSE-Kassensystem. Die Lösung richtet sich an Kosmetik-, Laser- und Permanent-Make-up-Studios. SkinFly Medical konzentriert sich auf die Dokumentation von Botulinumtoxin, Fillern und Laserbehandlungen und bietet unter anderem Face-Chart, Chargendokumentation, NiSV-Dokumentation, Online-Terminbuchung und Patientenakte.

Aesthetic Pass führt Anamnese mit zwei Unterschriften, Injektionskarten und Fotos in einem gemeinsamen Behandlungsverlauf zusammen und ist als Web- und Mobile-App verfügbar. Phorest ist eine Salon- und Spa-Software mit einem Angebot für ästhetische Institute, Kasse und Treueprogramm. Glambook ist eine Buchungs-App für Beauty-Branchen mit Buchungsseite und Zahlungsfunktionen. Pabau ist international ausgerichtet und als Klinik-Software mit einem Preis pro Nutzer konzipiert.

Häufige Fragen zur Software für Ästhetikkliniken

Was ist die beste Software für Ästhetikkliniken?

Das hängt vor allem davon ab, wie eure Praxis arbeitet. Wenn ihr neben ästhetischen Behandlungen auch andere privatärztliche Leistungen abrechnet, bietet sich eine klassische Privatpraxis-Software aus der Vergleichstabelle an. Bei einer reinen Injectables- und Laserpraxis lohnt sich dagegen der Blick auf die spezialisierten Lösungen. AesthOS weist beispielsweise Chargendokumentation, Steuersatz je Position und die Verrechnung von Anzahlungen aus. NuvaFace nennt ebenfalls Chargenverwaltung und automatische Umsatzsteuer-Trennung. Die übrigen Spezialisten weisen davon jeweils Teile aus.

Wenn ihr im eigenen OP Implantate einsetzt, kommt zusätzlich die Registeranbindung ins Spiel. In unserem Vergleich weisen AesthOS und claysen eine entsprechende Anbindung aus; bei ::pixelmedics ist ein entsprechendes Modul angekündigt.

Gibt es Ästhetik-Software für Praxen in Österreich und der Schweiz?

Ja. Clinicore sitzt in Österreich. Clinicminds arbeitet mit Kliniken in mehreren Ländern und bietet die Oberfläche auch auf Deutsch an. AesthOS nennt für die Schweiz Rechnungen in CHF inklusive Swiss-QR-Rechnung. Wichtig bleibt aber: Die GOÄ gilt nur in Deutschland. Welche Abrechnungsregeln und Besonderheiten eine Software im jeweiligen Land konkret unterstützt, sollte deshalb vor dem Einsatz in der Demo geprüft werden.

Fazit: Welche Software passt zu eurer Ästhetikpraxis?

Am Ende entscheidet weniger der Name des Anbieters als die Frage, wie eure Praxis tatsächlich arbeitet. Eine Privatpraxis mit unterschiedlichen Leistungen braucht andere Funktionen als eine reine Injectables-Praxis – und ein eigener OP mit Implantaten bringt wiederum ganz eigene Anforderungen mit.

Deshalb würden wir die Demo nicht nur für eine allgemeine Produktvorstellung nutzen, sondern mit konkreten Fällen testen: eine Mischrechnung mit einer steuerfreien und einer steuerpflichtigen Position inklusive Anzahlungsrechnung, eine Online-Buchung mit Anzahlung und den Weg eines Fotos vom Tablet bis in die Patientenakte. Wenn ihr operiert, gehört außerdem die Registermeldung auf die Testliste.

Auf unserer Startseite findet ihr die Praxissoftware für Privatpraxen im Vergleich, jeweils mit einer Kurzvorstellung der Anbieter. Wenn ihr die Auswahl stärker nach euren konkreten Anforderungen eingrenzen möchtet – beispielsweise nach Online-Zahlung, Anamnesebögen oder mehreren Behandlern – könnt ihr dafür auch unseren Schnell-Check nutzen.